Mitarbeiter:in HR Service Center

Die Universität Zürich (UZH) ist mit über 28'000 Studierenden und rund 10'000 Mitarbeitenden die grösste Universität der Schweiz. Die Abteilung Personal bietet - in Zusammenarbeit mit den dezentralen Personalverantwortlichen - für alle universitären Einheiten, Mitarbeitenden und Führungskräften alle Dienst- und Beratungsleistungen, Prozesse und Systeme eines integrierten Human Resources (HR) Managements an.
Die Mitarbeitenden im HR Service Center übernehmen derzeit primär die Funktion des zentralen Empfangs sowie ausgewählte administrative Aufgaben. Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Anliegen und stellen einen effizienten First-Level-Support über verschiedene Kanäle sicher.
Im Zuge der Weiterentwicklung unserer HR-Strukturen wird das HR Service Center schrittweise in die HR Administration integriert. In diesem Rahmen werden laufend zusätzliche HR administrative Aufgaben in den Verantwortungsbereich übergehen. Damit leisten die Mitarbeitenden einen wesentlichen Beitrag zur effizienten und reibungslosen Abwicklung der HR-Prozesse innerhalb der Universität Zürich. Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir eine befristete Verstärkung für unser Team bis zum 31. Dezember 2026.

Aufgaben

• Betreuung des HR-Empfangs als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Besucher:innen
• Entgegennahme und Bearbeitung von telefonischen HR-Anfragen sowie der ein- und ausgehenden Post
• Bearbeitung und Weiterleitung der HR-Ticketanfragen sowie Sicherstellung des First-Level-Support für Mitarbeitende und Führungskräfte
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement wie administrative Bearbeitung von Bewerbungen und inhaltliche sowie technische Unterstützung im Stellenportal der UZH
• Kontrolle und Erfassung von Honorarzahlungen im Vier-Augen-Prinzip
• Erstellung Arbeitgeberbescheinigungen, Zwischenverdienste und diverser Bescheinigungen für die Behörden
• Erfassung von Mutationen der Personal- und Lohndaten in SAP-HR wie zum Beispiel Lunch-Check-Anträge, Parkplätze, Lohnretouren, Nebenbeschäftigungen und Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen
• Bearbeitung von Unfallmeldungen und Arztzeugnissen inkl. Taggeldkontrolle gemäss internen Richtlinien

Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens 3 Jahren Arbeitserfahrung in einer administrativer Funktion eines Grossunternehmens (zwingende Anforderung), idealerweise im HR-Umfeld
• SAP-HR-Erfassungskenntnisse und allenfalls erste Erfahrungen mit SAP Success Factors
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen
• Stilsicheres Deutsch und verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Hohe Flexibilität und Bereitschaft, sich auf verändernde Aufgaben im Projektverlauf einzustellen
• Teamfähigkeit, positive und motivierte Grundeinstellung sowie Ausdauer auch bei repetitiven Aufgaben
• Freundliches und sicheres Auftreten, Kundenorientierung, Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsvermögen sowie auch rasche Auffassungsgabe

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem nicht alltäglichen, interessanten und gesellschaftlich relevanten Umfeld. Diversität und Inklusion sind uns ein wichtiges Anliegen.