HR Admin Manager - Schweiz 80-100% (m/w/d)

Als HR Administration Manager sind Sie verantwortlich für sämtliche HR administrativen Prozesse in der Schweiz. Sie stellen die Einhaltung des Arbeitsrechts sicher, verantworten den gesamten Employee Lifecycle, sichern die Datenqualität in HR Systemen und treiben die kontinuierliche Optimierung von Prozessen voran. Start ASAP, 80-100% für mindestens 6 Monate.

Stellenbeschreibung

1. HR-Administration & Employee Lifecycle

   • Fachliche Ansprechperson für HR administrative Themen für Mitarbeitende und Führungskräfte in der Schweiz.
   • Verantwortung für die administrative Abwicklung des gesamten Employee Lifecycles (Eintritt bis Austritt).
   • Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitszeugnissen und weiteren personalrelevanten Dokumenten gemäss Recht.
   • Sicherstellung der korrekten und gesetzeskonformen Führung von Personalakten und digitalen Personaldossiers.
   • Koordination von On- und Offboarding-Prozessen inkl. Bewilligungen (L, B, C) und Kontakt mit Behörden.
   • Termingerechte An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungen (AHV/ALV/IV/EO), Pensionskassen (BVG/LPP), Unfallversicherung (UVG), Krankentaggeldversicherung (KTG) sowie Familienausgleichskassen.
   • Administrative Unterstützung bei jährlichen HR-Prozessen wie Performance- und Vergütungsrunden.
   • Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie der schweizerischen Datenschutz- und GDPR Vorgaben.

2. HR-Systeme & Prozessoptimierung

   • Pflege, Weiterentwicklung und Optimierung der HR Informations- und Zeiterfassungssysteme (z. B. SAP, Workday, Abacus oder vergleichbare Systeme).
   • Sicherstellung einer hohen Datenqualität für HR Reportings und operative Entscheidungen.
   • Identifikation und Umsetzung von Effizienz- und Standardisierungspotenzialen in HR administrativen und payrollnahen Prozessen.
   • Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler HR Tools und Systemanpassungen.

3. Compliance, Richtlinien & Governance

   • Sicherstellung der Einhaltung des Arbeitsrechts sowie allfälliger Gesamtarbeitsverträge.
   • Mitwirkung an HR Governance Themen und Unterstützung bei internen und externen Audits.
   • Laufende Beobachtung gesetzlicher Änderungen und Überführung regulatorischer Anforderungen in operative HR Prozesse.

Profil

• Berufserfahrung: Mindestens 7 Jahre Erfahrung in der HR Administration in der Schweiz. Nachweisliche, praxisnahe Erfahrung im Umfeld der Payroll Administration (zwingend). Erfahrung in einem internationalen oder matrixorganisierten Umfeld von Vorteil.
• Ausbildung & Zertifikate: Hochschulabschluss oder gleichwertige Ausbildung in Human Resources, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Fachrichtung. Eidgenössischer HR Fachausweis oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert.
• Fachliche Kompetenzen: Sehr gute Kenntnisse des Arbeitsrechts, der Sozialversicherungen und der arbeitsrechtlichen Compliance. Ausgeprägte HRIS und Payroll Systemkenntnisse. Sehr gute MS Office Kenntnisse.
• Sprachen: Fliessend in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich).
• Persönliche Kompetenzen: Hohe Genauigkeit und ausgeprägtes Zahlenverständnis. Strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise. Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion. Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung. Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu steuern und Termine einzuhalten.